Как организовать работу на удаленке

Из-за пандемии коронавируса теперь практически каждая компания предлагает сотрудникам гибкие или полностью удаленные варианты работы. Однако организовать это — непросто, но если знать несколько стратегий, то можно облегчить переход на удаленку. Разбираем, как это сделать.

Выберите каналы связи

Самая большая проблема удаленной работы связана вовсе не с тем, чтобы встать с дивана — все сводится к взаимодействию с коллегами. Для этого можно:

• Обмениваться мгновенными сообщениями;

• Использовать видеочаты для встреч, планерок и других задач;

• По электронной почте передавать новости для всей команды

• Выбрать место, где будут храниться документы, отчеты, итоги встреч и другие данные.

Используя эти средства коммуникации, вы сделаете связь с коллегами более эффективной и удобной.

Не забывайте, что у вас, как у начальника, есть дополнительное преимущество — возможность записывать и сохранять видеоконференции, чтобы потом пересматривать, если возникнут какие-либо вопросы или трудности.

Оптимизируйте рабочий процесс

Когда сотрудники находятся на расстоянии, то им сложнее выполнять задачи и быть последовательными в действиях. Поэтому руководителю важно убедиться, что команда понимает, чего он хочет.

Это можно сделать с помощью специализированных платформ. Например, «Планировщика» от Microsoft, Wrike, Pyrus, Focuster и многих других. Внося в шаблон задания для подчиненных, работодатель и его сотрудники ничего не пропустят.

Установите гибкий, но конкретный график работы

Одна из проблем, которая усложняет работу из дома, заключается в том, что начальство не может оперативно проконтролировать, находится ли кто-нибудь за своим столом, чтобы быстро ответить на вопрос или принять задачу.

Поэтому в команде разумно сохранять гибкость, например, входить в систему в одно и то же время. Но и здесь присутствует ряд способов, повышающих «прозрачность» рабочего процесса.

• Попросить, чтобы сотрудники ставили статус «нет на месте», когда они отсутствуют;

• Указать часовой пояс в профиле или подписях электронной почты.

• Сделать календари сотрудников видимыми для всей команды

Да, это небольшие изменения, но они могут сыграть важную роль с точки зрения прозрачности и доступности.

Обеспечьте доступ к полезным инструментам

Тот факт, что люди работают на диване или в домашнем офисе, не означает, что они хотят быть себе предоставлены. Члены команды ждут, что работодатель предоставит инструменты, необходимые для выполнения работы.

Поэтому убедитесь, что люди оснащены необходимым программным обеспечением и цифровыми устройствами. Но предварительно выясните, в чем они нуждаются. Это может быть:

Платформы для организации совместной работы;

Счетчик времени;

Камеры и микрофоны для видеоконференций.

Если внедрите такие инструменты, то получите гарантию, что ваша команда будет четко выполнять поставленные задачи, независимо от того, откуда они работают.

Распределите роли и обязанности

В этом вопросе каждый должен понимать, кто и за что отвечает. Добиться этого можно с помощью:

• Подведения итогов на видеовстречах;

• Распределения ролей при запуске проекта;

• Определения задач и назначения исполнителей на рабочей платформе.  

Так вы устраните путаницу и будете уверены в том, что работники знают, чем должны заниматься и не пересекутся с коллегами.

Обеспечьте защиту корпоративных данных

Заранее подумайте, какие меры нужно предпринять, чтобы никто не мог повредить рабочие платформы и случайно распространять конфиденциальную информацию. Такую задачу лучше всего поставить IT-отделу.

Приведенные выше советы помогут создать позитивную атмосферу и настроить коллектив на продуктивную работу даже из дома.

Подпишитесь на Synergy.Online, чтобы смотреть форумы прямом эфире и выступления ведущих экспертов в области бизнеса и личностного развития