Глеб Архангельский: «Как перестать терять время и деньги»

Глеб Архангельский – эксперт №1 в России по эффективному управлению временем. Основоположник российской школы тайм-менеджмента, генеральный директор консалтинговой компании «Организация времени». Автор бестселлеров «Организация времени», «Тайм-драйв» и «Формула времени». Кандидат экономических наук, преподаёт в РЭУ им. Плеханова. Глеб раскрывает главный секрет эффективного управления временем, рассказывает, почему без жесткого контроля никуда и для чего конкурировать нужно не по цене, а по времени.

Время – наш самый ценный ресурс. За ошибки в жизни мы расплачиваемся или деньгами, или временем, но временем обычно выходит дороже. Вы можете быть миллионером в деньгах, но, независимо от этого, количество времени у всех нас примерно одинаковое.

Если мы потеряли какую-то сумму денег, это неприятно, но всегда можно заработать ещё. Если мы потеряли время, его уже не вернуть

Главный секрет эффективного управления временем: тайм-менеджментом нельзя заниматься в одиночку. Мы все непрерывно друг другу звоним, пишем письма, шлём сообщения, один человек не может просто взять и отгородиться от всего этого.

Вы не можете управлять своим временем без жёсткого контроля. Сейчас модно предоставлять сотрудникам максимальную свободу действий, раздавать им самокаты и раскладывать пуфики в офисе. Так делают многие технологичные компании, например Google.

Когда вы заработаете столько денег, сколько заработал Google, займётесь самокатами и пуфиками. А пока займитесь контролем

Боритесь за подконтрольность всех задач, за то, чтобы они действительно выполнялись. Первый шаг – откажитесь от общероссийского стандарта контроля: задача не поставлена, если вы о ней не напомнили трижды. Много раз слышал от экспатов: «Если сотрудники доводят дела до конца, в России это уже конкурентное преимущество». Это правда.

Получите это конкурентное преимущество! Чтобы это произошло скорее, повесьте в офисе на видном месте плакат с тремя простыми правилами.

• Сотрудник потерял задачу – компания потеряла деньги
• Сотрудник просрочил задачу – компания потеряла деньги
• Если в компании нет жёсткого контроля задач – компания непрерывно теряет деньги

Как наладить контроль? Однажды турист спросил служащего Букингемского дворца:

– Скажите, как у вас получается всё время содержать газон в таком прекрасном состоянии? Он всегда идеально пострижен.

– Очень просто. Стрижёте ровно утром и вечером 400 лет подряд. И у вас получается аккуратный красивый ровный газон.

Так же и с контролем: принципы просты, но их нужно практиковать каждый день, пока все сотрудники не привыкнут к тому, что это норма.

Первый принцип контроля: все ваши задачи должны быть внесены в единую систему. Какую именно? Выбор огромен, но вот простой совет: не экспериментируйте с экзотическими программными продуктами, используйте то, чем довольны сотни тысяч компаний. Таких решений совсем немного: Outlook, HCL Notes, «Мегаплан», «Битрикс24», Google и ещё несколько вариантов. Не пытайтесь изобрести велосипед, всё уже придумали до вас.

Второй принцип: у всех задач должен быть чёткий срок исполнения. Забудьте слова «срочная задача». Слово «срочно» – бессмысленно. У каждой задачи должен быть точный, определённый, понятный срок исполнения, этот срок должен быть записан и внесён в единую систему.

Третий принцип меньше всего понравится любителям пуфиков и самокатов: за невыполнение задачи в срок должно быть назначено наказание. Да, сотрудники будут не в восторге. Но эффективное применение кнута экономит огромное количество пряников.

Вовлекайте максимальное количество людей в тайм-менеджмент. Если у вас нет подчинённых, у вас есть коллеги и поставщики. Вы не можете их наказать, но вы можете им напоминать почаще. Никто не выдерживает нескольких напоминаний об одной и той же задаче – проще сделать, чтобы от тебя отстали.

Конкурировать можно через цену, качество и время. Первое и второе – очень и очень тяжело. Третье – абсолютно реально

Не сосчитать, сколько компаний погибло в ценовых войнах. Идти через качество сегодня – тоже сомнительный путь. Сумеете объяснить мне, чем вклад в ВТБ отличается от вклада в Сбере? А вот время – это просто боль для всех клиентов.

Человек оставляет заявку на сайте, проходит 10 минут, час, день… И вот ему наконец звонят. Поговорили, пообещали выслать предложение. И снова ждать… Есть три способа конкурировать через время.

Первый – продайте клиенту быстрее, чем это делают конкуренты. Конкурент продаёт за три дня – продайте за день. Конкурент продаёт за три часа – продайте за час.

Давайте на примере. B2B-продажи – клиент согласен, просит выставить счёт. Что мы обычно делаем? «Пришлите ваши реквизиты – выставим счёт». В какой-то момент я задумался: а зачем мы просим клиента совершать лишние телодвижения? Мы изучили вопрос, стало понятно, что реквизиты плательщика не нужны, достаточно его названия. То есть это должно выглядеть так: «От какой компании будете платить? Спасибо, записали. Счёт будет у вас через десять минут».

Второй способ – окажите услугу/поставьте товар быстрее, чем конкурент.

И третий способ – научитесь держать обещания по срокам. Если пообещали выставить счёт к вечеру, значит, умрите, но выставьте.

Сформулируйте и измерьте ключевой показатель на контуре «время – деньги»: время от первого обращения клиента до первых полученных от него денег. Конкуренты делают это быстрее? Премируйте сотрудника, который придумает, как улучшить показатель. Анализируйте этот показатель так же тщательно, как вы анализируете выручку и прибыль.

Не ждите лучших времен, лучшее время есть только одно, и оно называется «сейчас». Используйте его эффективно