Олег Торбосов: «Как построить систему из хаоса»

Как построить систему в компании, способную приносить деньги собственнику без его участия, – в конспекте Олега Торбосова, владельца агентства элитной недвижимости Whitewill, федеральной сети «Финансовые партнёры», сервиса HRScanner, рекрутинговой компании HRPartners и журнала Moscow City guide.

Каждый начинающий предприниматель на заре пути всегда сталкивается с одной и той же проблемой – необходимостью построить эффективную бизнес-систему, способную работать без его участия.

Для этого нужно подобрать сильную команду, которая позволит владельцу компании выйти из операционки на стратегический уровень.

Какие трудности мне пришлось преодолевать?

В начале своего пути в качестве предпринимателя я столкнулся с массой проблем с персоналом:

• приходилось переделывать работу за сотрудника, да ещё и платить ему за это;
• я не мог доверить сложные задачи и поручения, нужно было многое делать самому;
• снова и снова объяснял сотрудникам одни и те же очевидные вещи, но они продолжали совершать ошибки.

Рыбу можно ловить очень по-разному. В бизнесе тоже можно получать результаты по-разному. И первое, с чем стоит разобраться, – это автоматизация процессов и построение системы.

Во-первых, операционка начинает «сжирать» всё ваше время. Из-за этого нет возможности думать о стратегии компании и масштабировании. Тем более нет времени на себя, семью и отдых.

Во-вторых, из-за постоянных увольнений нужно начинать всё с нуля: заново обучать сотрудника, тратить на него время, силы и ресурсы.

В-третьих, собственник проблемной компании вынужден постоянно заниматься «тушением» пожаров, а не думать о развитии.

Почему нужно строить бизнес-систему?

Бизнес – это система увеличения богатства её основателя

В этом понятии два ключевых слова – система и богатства. Система – это когда всё работает, а ты – нет.

Создавая компанию, нужно стремиться к тому, чтобы она была автономной. В противном случае вы создаёте не бизнес, а колесо для белки, которое не будет крутиться без ваших усилий.

Открывая компанию, на одну чащу весов предприниматели ставят свободу и деньги – путешествовать, наслаждаться жизнью, – а взамен берут на себя риски и ответственность, которые преследуют их на всём пути.

Чтобы добиться свободы и финансового благополучия, нужно научить компанию работать без вас. Именно тогда с бизнесом происходит самая интересная трансформация – компания и сотрудники взрослеют, начинают принимать правильные и рациональные решения, появляются новые проекты и идеи.

Как создать систему?

Для построения компании, которая будет справляться с задачами и достигать целей без собственника, необходимо всегда сопоставлять идеальную картину с реальностью.

Идеальная картина – это то, к чему вы должны стремиться. Например, хотите, чтобы сотрудники не опаздывали на работу или выполняли определённый план.

Идеальная картина и реальность почти всегда расходятся. Вопрос лишь в том, в положительную сторону для вас или в отрицательную. Если планировали нарастить выручку до 10 млн за месяц, а она составила 20 млн – это для вас хорошо. Или наоборот – если меньше, чем планировали, то плохо.

Так или иначе, в основе любого расхождения лежит причина. Важная задача собственника – понять причину того или иного расхождения идеальной картины и реальности, чтобы усердно работать над улучшением или исправлением ситуации.

Первый шаг на пути к системности – это регламент на каждый отдельный случай.

Совокупность регламентов превращается в папку сотрудника компании – там прописаны все инструкции в той или иной ситуации.

Регламенты и папки сотрудников не будут работать без контрольного листа. Он задаёт последовательность изучения регламентов и содержит задания, которые позволяют без собственника обучить сотрудника выполнять задачу.

Любая компания – поток хаотичных входящих и исходящих частиц. Входящие – это звонки клиентов, поставки, новые сотрудники, письма от контрагентов и других физических или юридических лиц и др. Исходящие – это звонки менеджеров клиентам, выставленный счёт, коммерческое предложение и др.

Задача собственника – выписать все частицы, с которыми работает его компания, описать их.

Тогда получится сборник документов, благодаря которому основатель бизнеса не будет работать, а его компания всё равно принесёт ему деньги